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2020.06.26活動履歴

【代表メッセージ|テレワークにおけるチーム運営はオフライン業務とは別スキル! 文字だけでも伝わる、コミュニケーションの取り方のヒント】

グローバル・カルテット代表の城みのりです。

世界中にメンバーがいるグローバル・カルテットでは、4年前からフルリモートでの業務を行なっています。時差がある場所で暮らしている方、複業・副業の方、日中は育児をメインにされている方など、いろいろな環境の方が、時間や場所にとらわれずに自分のスキルを活かせる場所を作ることが我が社のモットーです。そのため、時間が固定されるオンラインミーティングなどで顔を合わせるのは特別なときだけ。普段のコミュニケーションツールのメインはチャットです。

昨今の新型コロナウィルス流行の影響により、テレワークは特別なものではなくなり、今後はスタンダードな選択肢となっていくことが予想されます。出社不要の働き方は、便利で効率的な一方で、雑談がしづらい、相手の状況を把握しづらいなど、メンバー間でのコミュニケーションの取り方に戸惑う声も出ています。

今回の記事では、フルリモートチームを運営する中で、4年間の実践で見つけた「テレワークにおけるコミュニケーションの取り方のヒント」をご紹介します。リモート業務と、オフライン業務のスキルはまるで別物です。

新しい働き方のひとつのヒントになれば幸いです。

“メール”と“チャット”ではお作法がまるで違うと心得る

「お世話になっております」「お疲れ様です、●●です」からはじまり、「ご確認のほどよろしくお願いいたします」で終わる“メール”は、いわばお手紙。

それに比べて“チャット”はその名の通り、おしゃべりの延長です。

チャットの良いところは、気軽に進捗確認をしたり、議論ができるところ。弊社では、時差やそれぞれの働く環境の違いもあるので、「即レス」は求めていませんが、場所は違っても、隣の席でシームレスなやりとりをしながら仕事をしている感覚で使っています。

礼儀正しく「お世話になっております」から入るコミュニケーションは、チャットではノイズになり、後々読み返す手間になることも。弊社では、メンバー全員がフリーランスでフェアな立場という前提はあるのですが、チームの代表としても、私自身がかしこまりすぎないよう、あえてフランクさを心がけています。社内チャットにおいては、ビジネスマナーより、スムーズなコミュニケーションを優先したいのが私の考え。

会社によって社風や、チーム構成も様々なので、難しい部分もあるかもしれませんが、上司が「メール」と「チャット」の性質の違いを理解し、コミュニケーションが取りやすい文化を自ら作っていくことも重要なのではと思います。

文字のみのコミュニケーションのポイントは「大袈裟さ」と「リアルさ」の2つ

弊社は前述したように、オンライン会議も珍しく、基本は文字のみのコミュニケーション。受け取った相手は、その「文字面」から空気感も含めて読み取らなければならないことを強く意識しています。

そのため、わたしが対チームメンバーとのコミュニケーションで気をつけていることは2つ。

1つ目は大袈裟さなくらい気持ちを伝える工夫。メールではありえないような書き方ですが「!」を3つ重ねて「!!!」としたり、絵文字も積極的に使います。

2つ目は、「リアルさ」。しゃべっているような生っぽさが伝わるように、語尾を伸ばしたり、「えーっと」とか「あ〜それは」とか、話し言葉をあえてそのまま使っています。

あまりにもフランクなので驚くかもしれませんが、意識してやっていることです。

「納品、ありがとうございます。素晴らしい成果物でした」というより「さすがっ😆○○さん!!!修正箇所が見当たらない秀逸さ!!!短期間での対応、本当にありがとうございます!!✨」のほうが、文字だけだと意図がきちんと伝わりますよね。

「文字だけだから」と気負って、手厚く・すばやく「しなくても」よい

文字のコミュニケーションだけだと不安だから、と、オンライン会議を増やしたり、1on1を増やしたりして、拘束時間が増えてしまうのは本末転倒。せっかくのテレワークの良さが損なわれ、効率も落ちてしまいます。「チャットだから即レス」も社内においては不要。それが文化になると、プレッシャーになります。

※もちろん、急ぎの要件は、何時までに回答が欲しいかという期限を示すのは、ビジネルマナーとしては前提です。

オフラインとオンラインは「別物」であり「別の価値がある」ので、オンラインの価値である時間と場所の自由さは最大限いかすべきだと考えます。

私自身は、その場ですぐに返事ができるものや緊急のものは即レスしますが、会議の手を止めてまでは確認しないし、PCで見ないと判断できないようなものはある程度まとめて返事をします。

オフラインと同じ価値をオンラインで実践しようとすると、どうしてもガチガチになってしまう。最初からオンラインのみでの業務だったグローバル・カルテットでは定期の1on1もないし、1秒でも早く即レスの文化もありません。

文字だけのコミュニケーションだから手厚く、とか手早くと気負いすぎないのも、継続して心地の良いリモートワーク環境を構築するためのポイントだと思います。


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